يمثلون 17 جهةً حكوميةً -
نفذ أمس معهد الإدارة العامة حلقة العمل الثانية بمشاركة أكثر من 120 موظفاً يمثلون 17 جهةً حكوميةً مختلفةً، وذلك ضمن المرحلة الأولى من المشروع (2013 2016) لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والتي ستشمل في انطلاقتها الأولى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات التي تم اعتماد أنظمة إدارة وثائقها الخصوصية، على أن تشمل جميع الجهات في المراحل اللاحقة.
حيث تناولت الحلقة عدداً من الموضوعات المتعلقة بمشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الالكترونية إضافة الأهداف والفوائد المرجوة وخطة عمل المشروع، كما تهدف الحلقة إلى شرح للمعايير والأدلة التي يجب تطبيقها في الجهات المعنية لتكفل إدارة المستندات والوثائق طيلة دورة حياتها من مرحلة الإنشاء وحتى مصيرها النهائي.
وتسعى الهيئة من خلال هذا المشروع إلى زيادة الكفاءة وفعالية الجهات الداخلة في المشروع في إدارة وثائقها الالكترونية جنبا إلى جنب مع وثائقها الورقية وكذلك في تقديم أفضل الخدمات للمتعاملين معها من خلال الاستغلال الأمثل لتقنية المعلومات، فقد تم إنشاء دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الالكترونية مما يتطلب تقديم شرح وافر حول الدليل حتى يتسنى لجميع الجهات تطبيقه والعمل بموجبه والاسترشاد به عند اعداد الأنظمة الالكترونية المختلفة.
وحول هذا الموضوع صرح المدير العام للمديرية العامة لتنظيم الوثائق عبدالمحسن بن سعيد الهنائي بأن تنظيم هذه الورشة يأتي تنفيذا لخطة الهيئة في التوعية والإرشاد في التعريف بأهمية مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وآلية تطبيق النظم والإجراءات التي يجب اتباعها في إدارة هذا النوع من الوثائق، وكذلك تقديم شرح تفصيلي حول دليل الإجراءات لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والهداف والغاليات والبرامج وطرق الحفظ وآلية متابعة الوثائق وآليات المصير النهائي لها، ويتم ذلك وفق المواصفات العالمية المتبعة في إدارة الوثائق الإلكترونية فيما قام فريق العمل في المشروع بشرح آلية العمل على المنظومة وتقديم شرح مفصل للمشاركين حول الدليل وكيفية تطبيقه في مختلف الجهات والأقسام، إضافة إلى الرد على استفسارات المشاركين حول بعض النقاط المتعلقة بالمشروع.
