كتبت- نوال بنت بدر الصمصامية –
قال سعادة الدكتور عبدالله بن محمد الصارمي، وكيل وزارة التعليم العالي، لـ(عمان)، إن الوزارة تعمل حاليا على تنفيذ دليل إجراءات مستنبط من دليل إدارة المشاريع (PMO) الذي يوضح آلية عمل لجنة الإشراف على تنفيذ توصيات خطة تقنية المعلومات والإجراءات الواجب اتباعها لإدارة مشاريع التحول الرقمي وتقنية المعلومات بالوزارة، والذي يجب اتباعه من قبل كافة التقسيمات الإدارية عند طلب تعديل وتصميم نظام معلوماتي؛ كما يتم إعداد نظام المؤتمرات المرئية المسموعة (Video Conferencing) والمتوقع تشغيله في القريب العاجل، حيث تم استلام الأجهزة من الشركة وتقوم دائرة نظم المعلومات بإجراء اختبارات التشغيل النهائية.
وأشار سعادته إلى أنه يتم حاليا تدريب عدد من موظفي دوائر تقنية المعلومات في الوزارة ليكونوا بمثابة مدقق داخلي أمن معلومات معتمد ؛ كما تم تدريب فريق متخصص لإدارة التغيير بالتنسيق مع هيئة تقنية المعلومات للعمل جنبا إلى جنب مع لجنة تنفيذ خطة تقنية المعلومات والتحول الرقمي لتهيئة ونشر وعي التحول الرقمي بين كافة موظفي الوزارة، بالإضافة لتدريب وتأهيل (21) موظفا من الوزارة لدورة الإدارة الاحترافية للمشاريع (PMP). كما أن مخرجات خطة تقنية المعلومات الخاصة بالوزارة تزامنت مع خطة التحول الرقمي والمحدد ضوابطها من قبل هيئة تقنية المعلومات، والمعتمدة من قبل مجلس الوزراء في شهر يوليو 2012م، لذا تم إعداد خطة التحول الرقمي الخاصة بوزارة التعليم العالي، ورفعها إلى هيئة تقنية المعلومات لاعتمادها، وقد تمت الموافقة عليها من قبل الهيئة، وطبقا لتقرير هيئة تقنية المعلومات فقد بلغ معدل التقييم العام لجاهزية وزارة التعليم العالي للتحول للحكومة الإلكترونية (70%) خلال عام 2013م وخلال هذا العام حاولت الوزارة رفع الجاهزية للوصول الى نتائج أفضل، وقد شمل التقييم خمسة عناصر وهي الجاهزية العامة ومرحلة التواجد الإلكتروني، ومرحلة التفاعل الإلكتروني، ومرحلة التعاملات الإلكترونية، ومرحلة التحول الإلكتروني.
بيئة تفاعلية إلكترونية
وأضاف سعادته: تعمل الوزارة حاليا على مشروع الموقع الإلكتروني الموحد بهدف إيجاد أفضل واجهة وبوابة لدخول موقع المديرية العامة لكليات العلوم التطبيقية والكليات الست، حيث يقدم مجموعة خدمات إلكترونية لفئات مختلفة من المستخدمين والتي يمكن الولوج إليها عبر الروابط المتوفرة على الموقع كما يوفر الموقع مجموعة معلومات تشمل مواقع الكليات والبرامج الدراسية المطروحة وغيرها من المعلومات التي تهم مستخدمي الموقع.
وتنفذ الوزارة مشروع (النظام الإلكتروني الشامل للمديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة) أو ما يسمى مشروع الأتمتة ويهدف هذا المشروع إلى تهيئة المديرية لتقديم خدماتها إلكترونياً عن طريق أتمتة جميع إجراءات عملها بحيث تكون متاحة لجميع المستفيدين وبظروف أكثر ملائمة. وبالتعاون مع أحد بيوت الخبرة في هذا المجال مؤخراً تم الانتهاء من التصور النهائي للمشروع والذي مر بعدد من المراحل بدءاً بالمسح الأولي لحصر إجراءات العمل وانتهاءً بإخراج هذه الإجراءات على شكل رسومات توضيحية تحدد مسارات العمل والقنوات التي تمر بها. ومن أهم هذه الإجراءات التي ستخضع لعملية الأتمتة: التعامل مع ملاحظات وشكاوى الطلبة، وإدارة إجراءات تصديق شهادات تخرج الطلبة، وإدارة إجراءات إنشاء مؤسسة تعليم عال خاصة، وإدارة إجراءات بدء الدراسة بمؤسسة التعليم العالي الخاصة، وإدارة إجراءات تقديم برنامج أكاديمي جديد بمؤسسة التعليم العالي الخاصة، وإدارة إجراءات عقد اتفاقيات ارتباط أكاديمي مع مؤسسة خارجية، وإدارة إجراءات تعيين أعضاء الهيئة الأكاديمية، وإدارة إجراءات الموافقة على استخدام مباني المؤسسة، وإدارة ومتابعة التقارير التقييمية لمؤسسات التعليم العالي الخاصة، وإدارة إجراءات حصول المؤسسة على الدعم المالي الحكومي، وإدارة إجراءات حصول المؤسسة على قطعة أرض، وإدارة إجراءات حصول المؤسسة على الإعفاء الضريبي. وبدون شك فإن التطبيق الإلكتروني لتلك الإجراءات سيسهم في تحقيق مستويات رضا أعلى من قبل الطلبة والمؤسسات والمستثمرين والمستفيدين الآخرين لما سينتجه هذا التحول من سرعة في إنجاز المعاملات والاستجابة اللحظية للطلبات المختلفة. كما أن من شأن هذا التحول الإلكتروني أن يحقق بيئة تفاعلية أكثر احترافية ويمكن المتعاملين من استثمار وقتهم وجهدهم بشكل أنسب.
مشروع الموقع الاحترازي
وأشار سعادة الدكتور عبدالله الصارمي إلى أن آليات العمل المتبعة لتنفيذ خطة التحول الرقمي كانت من خلال لجنة الإشراف على تنفيذ توصيات خطة تقنية المعلومات والتحول الرقمي وقامت الوزارة بتنفيذ وتفعيل مجموعة من الإجراءات والمبادرات لرفع معدل جاهزيتها للتحول الرقمي، منها : تشكيل فريق عمل لمراجعة شاملة لكافة الخدمات الإلكترونية واليدوية التي تقدمها الوزارة لضمان تسجيل كافة الخدمات في مرحلة التقييم الثاني للجاهزية والتي تمت خلال شهر مارس 2014م، والتأكد من صحة البيانات ونوع الخدمات والتي تنقسم إلى خدمات معلوماتية وإجرائية وتفاعلية، وقد بلغ عدد الخدمات المسجلة في التقييم الثاني لوزارة التعليم العالي (271) خدمة مقارنة بعدد 171 خدمة مسجلة في التقييم الأولى في عام 2013م. وتتوزع هذه الخدمات بين خمسة نطاقات وذلك على حسب نوع كل خدمة: من الحكومة إلى الأفراد، ومن الحكومة إلى الشركات، ومن الحكومة إلى الحكومة، ومن الحكومة إلى موظفي الوزارة، ومن الحكومة للمجتمع.
كما أن عملية توثيق كافة الخدمات والإجراءات كمطلب أساسي لخطة التحول الرقمي، ومشروع الجودة طبقا للاستمارة الموحدة من قبل هيئة تقنية المعلومات ووزارة الخدمة المدنية، وكخطوة أولى للانتقال إلى المرحلة الثانية وهي مرحلة إعادة هندسة الإجراءات لضمان فاعلية الخدمة، ووصولها إلى المستفيد بيسر وفي أقل وقت وبأقل جهد، وتم إعداد كراسة شروط ومواصفات نظام معلوماتي إلكتروني لإنشاء قاعدة بيانات لتوثيق كافة إجراءات أعمال الوزارة استعدادا لطرحها في مناقصة مفتوحة قبل نهاية عام 2014م.
بالإضافة إلى وجود مشاريع مهمة تم البدء في تنفيذها فعليا على أرض الواقع منها مشروع الموقع الاحترازي لمركز بيانات الوزارة ليكون بهيئة تقنية المعلومات بالرسيل لضمان استمرار الأعمال عند انقطاع العمل بمزود الخدمة بالوزارة في حالات الطوارئ كالأنواء المناخية مثلا؛ كما بدأت الوزارة بالفعل في استخدام البطاقة المدنية في سجل الزوار الإلكتروني بالوزارة؛كذلك البدء في تطوير بعض الخدمات الإلكترونية لتكون متاحة من خلال الهواتف الذكية «خدمات مركز القبول الموحد، وكذلك بعض خدمات الطلبة المبتعثين»؛ لتطوير وترقية الموقع الإلكتروني للوزارة مع دراسة إمكانية وجود بوابة إلكترونية واحدة للوزارة؛ والبدء في دراسة إدخال نظام مركز الاتصال بدائرة خدمات المرجعين بالتنسيق مع هيئة تقنية المعلومات؛ وقد تم خلال هذا العام تفعيل المرحلة الأولى من هذا النظام. إضافة لوجود خدمة إلكترونية جديدة لتسجيل الزوار والمراجعين من خلال جهاز قارئ للبطاقات المدنية للمواطنين والمقيمين وقطاع الأعمال.
جودة الخدمات الإلكترونية
وتابع سعادته حديثه قائلا: في العام الأكاديمي 2012 /2013 ولأول مرة طبقت الوزارة خدمة التسجيل الإلكتروني للحاصلين على البعثات الخارجية ومن المقرر أن يتم تطبيقه مستقبلا على البعثات الداخلية كذلك، كما دشنت وزارة التعليم العالي في هذه العام نافذة إلكترونية تمكن الطالب المبتعث من تقديم طلب حجز تذكرة السفر إلكترونياً ، بالإضافة إلى البدء في تنفيذ مشروع تطوير نظام معلومات الطلبة المالي الأكاديمي (AF-Link) لرفع كفاءة النظام، وجودة الخدمات الإلكترونية المقدمة للطلاب، والمستفيدين من كافة التقسيمات الإدارية بالوزارة؛ وقد تم التشغيل الحي لبعض جزئيات النظام الجديد «أساس» في شهر يوليو من العام الحالي، ويجري التشغيل لباقي الجزئيات تباعا؛ وتأتي هذه الخطوات انطلاقا من مبدأ تفعيل الحكومة الإلكترونية في كافة إجراءات الوزارة وخدماتها، والتسهيل على الطلاب عناء الانتقال من مواقع سكنهم إلى مبنى عام الوزارة بمسقط. كما تعمل الوزارة حاليا على التنسيق مع الجهات المعنية وهي هيئة تنظيم الاتصالات، ومجلس البحث العلمي، وهيئة تقنية المعلومات، والشركة العُمانية للاتصالات «عمانتل»، والشركة العُمانية القطرية للاتصالات «اوريدو» لتنفيذ مقترح طلب شبكة إنترنت للوزارة وكليات العلوم التطبيقية (لتطبيق نظام التعلم الإلكتروني) ذات سرعة 155 ميجابايت، وبتعرفة خاصة بالتعليم العالي بخصم 80% من التعرفة المعلنة؛ والتنسيق مع مجلس البحث العلمي بخصوص الشبكة البحثية التعليمية «OMREN» للارتباط بها من أجل تسهيل مهمة الباحثين في كافة كليات العلوم التطبيقية، والاستفادة منها في مشروع الحوسبة السحابية سواء لمشروع التعلم الإلكتروني، أو نظام إدارة معلومات الطلبة بكليات العلوم التطبيقية؛ ويوجد عدد من الأنظمة الإلكترونية التي تخدم طلبة الكليات التطبيقية الست منها على سبيل المثال نظام البلاك بورد وهو نظام يقوم بإدارة عملية التعليم كما يوفر النظام تسجيل بيانات الطلاب ومقرراتهم وسهولة توصيل المحتوى للطالب بالإضافة إلى التواصل مع أستاذ المقرر وبقية الطلبة المسجلين في نفس المقرر بوسائل الكترونية متنوعة، وهناك نظام إدارة المكتبات المطبق في مكتبات مراكز مصادر التعلم بالكليات الذي يعمل كفهرس آلي للكتب المتوفرة بالكلية وذلك لتمكين المستفيدين من البحث عن أي كتاب، كما يوفر الإجابة المرجعية على أسئلة المستفيدين المتعلقة بالسؤال حول كتاب معين أو عدد النسخ لكتاب معين كما يتميز البرنامج بربطه لجميع بيانات المكتبات بالكليات الست بعضها ببعض، وبالتالي سهولة تبادل البيانات الخاصة بالكتب والمراجع بين الكليات. وهناك نظام معلومات الطلاب وهو نظام لحفظ جميع معلومات الطلاب والأكاديميين في الكليات حيث يستطيع المختصون الحصول على البيانات في أي وقت. ويقوم من خلاله أخصائيو القبول والتسجيل بمتابعة تسجيل الطلاب ودرجاتهم، وبياناتهم واستخراج كشوف العلامات للطلاب، والتقارير العامة لأعضاء هيئة التدريس مثل قوائم الطلاب والجداول الدراسية.
معرض التحول الرقمي
وافتتحت وزارة التعليم العالي، أمس، معرض تقنية المعلومات والاتصالات الذي تنظمه الوزارة لمدة يومين تحت شعار «التحول الرقمي» ويهدف إلى تعريف موظفي الوزارة بالدوائر والتقسيمات الإدارية المعنية بتقنية المعلومات والاتصالات والمسؤوليات المناطة بها بالإضافة إلى الخدمات التي تقدمها وطرق التواصل معها وآخر التقنيات والأنظمة الإلكترونية المستخدمة في الوزارة وإعطاء الموظفين صورة توضيحية عن نهج التطور في تقديم الخدمات بالوزارة في ظل تحقيق التحول الإلكتروني وتعريفهم بالخدمات التي تسهل عليهم مهام عملهم وتسهل الإجراءات المتبعة للاستفادة من خدمة معينة.
ويضم المعرض سبع منصات عرض هي منصة قسم الشبكات ومنصة قسم البرمجة ومنصة الدعم الفني التي تتبع دائرة نظم المعلومات بالمديرية العامة للتخطيط ومنصة دائرة مركز النظم الإلكترونية التابعة للمديرية العامة لكليات العلوم التطبيقية ومنصة دائرة القبول الموحد ومنصة دائرة البحث وتخطيط القبول التابعة لمركز القبول الموحد ومنصة التحول الرقمي التابعة للجنة التحول الرقمي بالوزارة.
ويعد نظام القبول الموحد والنظام الإحصائي للقبول ونظام «أساس» الذي يحتوي على عدة برامج منها نظام مصروفات الملحقيات الثقافية ونظام مصروفات الطلبة داخل وخارج السلطنة والنظام الأكاديمي ونظام معادلة المؤهلات الدراسية ونظام مصروفات الوزارة والخزينة ونظام معلومات الطلاب ونظام التعليم الإلكتروني ونظام مكاتب الخدمات التعليمية من أهم الأنظمة والخدمات الإلكترونية المتعلقة بالتحول الرقمي.
ويصاحب المعرض عدة حلقات عمل منها نظام الطابعات الإلكتروني ونظام «أساس» الأكاديمي والمالي ونظام الاتصال المرئي وكذلك حلقة عن أنظمة القبول الموحد.
