مسقط – «العمانية»: تواصلت أمس بوزارة الاعلام حلقة العمل حول تطبيق نظام ادارة الوثائق المشتركة بالوزارة التي بدأت أعمالها يوم أمس بمشاركة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
والقى حمدان بن مسلم الرواس مدير دائرة الوثائق بوزارة الاعلام كلمة في بداية الحلقة تطرق فيها إلى أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة، بالوزارة وإبراز الدور الفعال لدائرة الوثائق من حيث تهيئة الجانب المعنوي للمعنيين بتطبيق النظام لما له من المردود الإيجابي لتفعيل البرنامج الخاص بتنفيذ متطلبات النظام.
واشار الى المراحل السابقة التي قامت بها دائرة الوثائق من خلال الزيارات المتكررة لكافة التقسيمات الادارية المعنية بالوزارة قبل انعقاد حلقة العمل لاطلاع الموظفين المختصين على نظام ادارة الوثائق المشتركة والملفات والحافظات الجديدة المعتمدة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات حتى يسهل استيعاب النظام خلال انعقاد الحلقة مؤكدا على اهمية تطبيق النظام والتقيد بالتعليمات المنصوص عليها لكي يطبق النظام على اكمل وجه.
وتطرق المحاضر إسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الى مشروع نظام ادارة الوثائق المشتركة والذي جاء بأوامر من مجلس الوزراء في جلسته رقم 2 /2009 والتي اقتضت بتشكيل لجنة متابعة لإعداد نظام موحد لإدارة الوثائق المشتركة والتي ترأسها سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
اشتملت الدورة على توضيح العديد من المصطلحات المتعلقة بمجال ادارة الوثائق المشتركة كالوثيقة والملف ورمز التصنيف وآليات التحويل والترحيل والإتلاف.
كما تم تدريب الموظفين ضمن الحلقة على كيفية فتح الملفات وإسناد العنوان المناسب والرمز التصنيفي المعتمد باستخدام نظام التصنيف، وتحديد الفترات العمرية لكل ملف خلال مرحلته الجارية والوسيطة وتحديد مصيره النهائي باستخدام جداول مدد الاستبقاء. يشار الى ان الحلقة تستهدف قرابة 45 موظف من مختلف التقسيمات الإدارية بوزارة الاعلام.
