تحقيق الحفظ السليم للوثائق -
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع هيئة تقنية المعلومات حلقة عمل حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لموظفي دوائر الوثائق وتقنية المعلومات بمختلف الجهات الحكومية، تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة.
أقيمت الحلقة بمسرح وزارة التعليم العالي، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم (60/2007) المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
افتتحت الحلقة أعمالها بكلمة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث استعرض فيها خطط عمل الهيئة ومشاريعها، فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية موضحا أهمية بناء النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
وأكد سعادته بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.
وأشار سعادة الدكتور إلى مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والمرحلة التي وصل لها المشروع في التطبيق وأهم النقاط الواجب توفرها للجهات المعنية من أجل تطبيق النظام الإلكتروني.
يذكر أن عدد المؤسسات في المرحلة الحالية في المشروع 17 جهة حكومية على أن تزيد المؤسسات في المرحلة الثانية لتشمل 35 جهة حكومية.
وقدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحيى ياي بن عبدالله، إلى جانب هشام الروشيدي، اختصاصي الوثائق الالكترونية بالهيئة، ورقة عمل تحدثًا فيها حول مشروع إدارة الوثائق والمستندات الالكترونية والجهات التي يشملها المشروع بالإضافة إلى تصحيح بعض المفاهيم الخاطئة في هذا المجال لدى الجهات المعنية، بعد ذلك تطرقا الى أهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه، ويهدف مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS) لتحقيق الزيادة والكفاءة والفعالية في المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق.
وفي ختام الحلقة فتح المجال لممثلي الجهات المختلفة لطرح الأسئلة والاستفسارات والتي رد عليها المختصون في ذلك.
