حفظ المستندات باتباع الوسائل الحديثة -
كتب – عامر الأنصاري -
وقع الادعاء العام صباح أمس اتفاقية اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، وتصنيف جداول مدد الاستبقاء مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك في إطار حرص الادعاء العام على أهمية الوثيقة بوصفها أداة عمل تنشأ في إطار ممارسة الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وتسهل الرجوع إليها للمتابعة والرقابة والتقييم، لا سيما الوثائق تمثل 65 بالمائة من حجم العمل كون أن الادعاء العام من ضمن اختصاصه الأصيل التحقيق في الدعوى العمومية ومباشرتها أمام المحكمة المختصة.
وقع الاتفاقية من جانب الادعاء العام سعادة حسين بن علي الهلالي المدعي العام، ومن جانب هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة.
وقال سعادة المدعي العام: إن توقيع الاتفاقية يأتي من حرص الادعاء العام على حفظ الوثائق باتباع الوسائل الحديثة، ويجب أن يؤهل الموظفون جيداً للعمل وفق هذه الاتفاقية، ولا نستعجل ثمارها، بل نتريث لنواجه الإخفاقات والصعوبات ونبحث حلها مع المعنيين في الهيئة.
وأضاف سعادته: «من أهم الأمور التي نضعها نصب أعيننا تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الادعاء العام، إعداد القوائم الاسمية وجداول مدد استبقاء الوثائق وتحديد المدة الزمنية للفترة العمومية للوثيقة، تحديد طرق حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري، إعداد نظام تصنيف للوثائق جارية الاستعمال، وأخيراً فهرسة جميع أنواع الوثائق المتداولة».
ومن جهته وجه رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية شكره لسعادة المدعي العام لحرصه على السير قدما لما فيه مصلحة المواطن والمقيم وحفظ حقه في الذاكرة الوطنية باتباع الوسائل الحديثة واستغلال التطور لبناء قاعدة ثابتة وقوية للوثائق الصادرة من جهة الإدارة، حيث قال: «جاء توقيع الاتفاقية اليوم دليلا لهذا الحرص الذي يوليه سعادة المدعي العام، والموضوع الأهم متابعة تطبيق النظام بعد توقيع الاتفاقية، وتدريب الموظفين على آلية العمل، ولا بد أن يكون هناك وقت كافٍ لكي يطبق النظام بشكله الفعلي، ولكي يتقبله الجمهور».
وأضاف: «سيكون هناك فريق عمل من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لمتابعة سير العمل في كافة مديريات الادعاء العام في جميع أنحاء السلطنة لمواجهة الصعوبات التي قد تتعرض لها الإدارة العامة فيما يتعلق بهذا الجانب».
وحول آلية العمل قال سعادة الدكتور الضوياني: «إن جدولة الوثائق وتسميتها وتصنيفها تعد وفق آلية معينة ومنهج علمي، وهي ليست بالعملية السهلة، ولكن مع وجود التعاون مع الجهات الحكومية ووجود كادر مؤهل وفريق متكامل لدى الهيئة تمكنا من تذليل تلك الصعوبات وسرنا قدما في هذا المجال».
في ختام الجلسة سلم سعادة المدعي العام هدية تذكارية لسعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وشهادات تقدير إلى مجموعة من الموظفين من كلا الجهتين القائمين على تنفيذ هذه الاتفاقية.
حضر توقيع الاتفاقية عدد من المعنيين في الجهتين إلى جانب مجموعة من الإعلاميين من معظم الجهات الإعلامية في السلطنة.
جدير بالذكر أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أكملت تقريبا توقيع اتفاقيات مع ثماني وعشرين جهة حكومية، وتتطلع لجلب المؤسسات الخاصة الخاضعة لنظام حفظ الوثائق وذلك بداية من العام القادم.
