تمهيدًا لتفعيل النظام بالمحافظة –
كتب- سيف بن علي المحروقي –
عقدت محافظة الداخلية لقاء تعريفيا أمس، بقاعة مبنى المديرية العامة للبلديات الإقليمية وموارد المياه حول تطبيق أنظمة إدارة الوثائق، والذي يأتي كمرحلة ثانية بعد اللقاء الذي عقد بديوان عام الوزارة تمهيدا لتفعيل النظام بمختلف دوائر المديرية العامة للبلديات الإقليمية وموارد المياه بمحافظة الداخلية، وحضر اللقاء المهندس نصير بن علي بن محمد السيابي، مدير عام البلديات الإقليمية وموارد المياه بمحافظة الداخلية، ومديرو الدوائر والمدير المختص ورؤساء الأقسام وفنيي الوثائق وفنيي الحاسب الآلي بالمديرية .
تطرق اللقاء الى خمس محاور استعرضها داؤد بن سليمان بن سيف الهطالي، أخصائي وثائق بالوزارة، حيث جاء المحور الأول حول الإطار التشريعي والتنظيمي لنظام إدارة الوثائق ( الخصوصية والمشتركة).
أما المحور الثاني فعرف نظام تصنيف الوثائق بأنه وضع طريقة للتعرف والاستدلال بدقة على مجموعة عديدة من العناصر التي توجد بينها بعض الروابط العضوية مثل التشابه والتجانس في المضمون وكيفية بناء نظام تصنيف الوثائق على أساس مواضيعها وفقا للوظائف والأعمال التي يتم إنجازها في إطار اختصاصات تقسيمات الجهة المعنية ودون اعتبار لمسميات الهياكل وتطرق أيضا الى خصائص ومميزات نظام تصنيف الوثائق في التدرج والمنطقية والتفرد والشمولية والقابلية للتمدد .
وجاء المحور الثالث حول تعريف الوثائق وقال بأنها كل وثيقة ينشئها أو يتحصل عليها من خلال ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها، وتتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور والشرائط الممغنطة والأفلام والأقراص الضوئية وغيرها. وتكون الوثائق مفردة أو مجموعة في ملف كما عرف ملف الاستبقاء بأنه أداة تجمع فيها البيانات المتعلقة بالمراحل التي تمر بها سائر أنواع الوثائق والملفات المتداولة لدى أي جهة ، بحيث يتم تحديد مدة استبقائها كوثيقة جارية وكوثيقة وسيطة في الجهة المنشئة وكذلك المصير النهائي الذي تؤول إليه كل وثيقة أو ملف. أما المحور الرابع جاء حول الأطراف المعنية في إدارة الوثائق وأدوار كل طرف.
وناقش المحور الخامس أدوات العمل المرتبطة بنظام تصنيف الوثائق والتي تحدد مسار الوثائق والمصير النهائي التي تؤول إليه بعد انتهاء حاجة الإدارة إلية، ويتم تطبيق الجدول على الوثائق الجارية المتداولة في أماكن العمل وتستخدم في إدارة الوثائق الوسيطة وكذلك لمعالجة تراكم الوثائق التي سبق إنتاجها قبل تطبيق النظام، واختتم اللقاء بالمناقشة والرد على استفسارات الحضور. يذكر أن هناك فريق عمل مشكل من قبل الوزارة سوف يقوم بالإشراف على التطبيق العملي لتفعيل العمل بأنظمة إدارة الوثائق يستهدف مختلف دوائر المديرية العامة للبلديات الإقليمية وموارد المياه بمحافظة الداخلية إعتبارا من اليوم وحتى الخامس عشر من الشهر الجاري .
ويهدف تطبيق نظام التصنيف الى تحقيق سرعة الوصول والاستدلال على الوثيقة للقيام بالعمل وضمان حفظ الوثائـــق وحمايتهـــا والتقليل من أماكن الحفظ داخل مكاتب العمل وضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركة الموظفين والمساهمة في تحويل الوثائق الغير جارية بشكل منظم وحفظها في الأمكنة المخصصة لها وتوحيد طرق تنظيم حفظ الوثائق واسترجاعها .
