نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة المتابعة والدعم الفني دورة تدريبية بالتعاون مع الهيئة الاقتصادية الخاصة بالدقم، للتعريف بنظام إدارة الوثائق المشتركة وأهم مكوناته وأدواته وكيفية فتح الملفات وإسناد رموز التصنيف المناسبة، حيث استهدفت الدورة المديرين ورؤساء أقسام الدوائر وكذلك جملة من الموظفين المعنيين بالوثائق بمختلف التقسيمات الإدارية بهيئة المنطقة الاقتصادية الخاصة بالدقم.
تحدث في بداية اللقاء نائب الرئيس التنفيذي بالهيئة الاقتصادية الخاصة بالدقم إسماعيل بن أحمد البلوشي مرحبا بالمشاركين في البرنامج، ومشيدا بالدور الكبير الذي تقدمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تقديم الدعم المستمر لمختلف الجهات المعنية من خلال التنسيق والمتابعة وإقامة اللقاءات والدورات التدريبية، ويأتي ذلك انطلاقا من حرص الهيئة على إرساء النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعد ذلك قدم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني عرضا تحدث فيه عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
تجدر الإشارة إلى أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة المتابعة والدعم الفني دأبت على تنظيم سلسلة من اللقاءات والدورات التعريفية لكافة الجهات المستفيدة وذلك ضمن برنامج تم إعداده مسبقا مع مختلف دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المختلفة، كما أنها تقوم بزيارات دورية لمختلف تلك الجهات بهدف إعداد النظام وتطبيقه ومتابعة ورفع التقارير الدورية من خلال مجموعة من فرق العمل والتي تضم عددا من الخبراء والمختصين والفنيين.
