بدأت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عمل حلقات تعريفية لشرح منهجية الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية (المرحلة الأولى) بمشاركة أكثر من 100 موظف يمثلون تسع وحدات حكومية.
وشملت الحلقات العديد من الموضوعات الهادفة إلى إنجاح سير هذا المشروع الوطني، والذي جاء فيه تقديم وشرح للخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة وأهدافها ومن ثم مناقشتها مع المشاركين، كما أن الحلقات التعريفية ستستمر وفق منهجية العمل للخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية.
وتهدف الخطة إلى تحقيق عدة أمور من بينها تنقية وضع الوثائق العامة التي تكدست منذ أمد طويل لدى العديد من الوحدات الحكومية، ووضع حد للحفظ العشوائي لها إضافة إلى التخلص من الوثائق التي زالت الحاجة إليها ولا تكتسي صبغة تاريخية وشاهدية، كما تهدف إلى الحفاظ على الوثائق العامة المهمة لتاريخ البلاد والمعبرة عن إنجازات عهد النهضة المبارك، إلى جانب توفير الظروف الطبيعية لحفظ الوثائق.
وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة قائلا: إن الهدف الرئيسي من عقد هذه الحلقات هو تعريف المشاركين بما تقوم به هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من جهد كبير في تنظيم عملها والتنسيق المباشر مع الجهات الحكومية المختلفة في كل الجوانب، وذلك من أجل إرساء نظام عصري متكامل لإدارة الوثائق في السلطنة، كما سيقوم فريق العمل بالهيئة بمتابعة عملية جرد الوثائق المتجمعة لدى الجهات المعنية واستخراج الهياكل التنظيمية منذ نشأتها كما ستقوم بتطبيق عملي لإجراءات الفرز مع فرق العمل بالجهات المعنية، ومتابعتها من النواحي الفنية إلى جانب عقد الاجتماعات والزيارات بفرق العمل، ورفع تقارير دورية بمدى تقدم سير العمل بهذا المشروع. ويأتي ذلك في إطار سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو استكمال تنفيذ برنامجها الوطني المتعلق بإعداد وتنفيذ الأدوات الإجرائية لنظام الوثائق الخصوصية والوثائق المشتركة على حد سواء وتطبيقا لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007م ولائحته التنفيذية فقد شرعت الهيئة بوضع خطة وطنية لفرز الوثائق العامة المتجمعة بالوحدات الحكومية التي تمثل السلطنة في مختلف الحقب الزمنية، وهي تتجه في مرحلة أولى إلى الوحدات الحكومية التي أعدت النظام الجديد لإدارة وثائقها وتولت وضعه حيز التنفيذ، وتقدم الهيئة المساعدة الفنية للوحدات الحكومية في تطبيق هذه الخطة، وتبعاً لحجم الوثائق المجمعة منذ عشرات السنين قد يتواصل تطبيق الخطة مدة من الزمن، وقد تم اختيار هذه الجهات طبقا لأولويات المرحلة الحالية والحاجة الملحة لفرز وثائقها.
